Compare o software de contabilidade de negócios Há uma vasta gama de softwares de contabilidade e soluções de gerenciamento financeiro no mercado hoje, com funcionalidades especializadas para quase qualquer setor ou tamanho da organização. Além disso, o tipo específico de contabilidade pode diferir entre programsmdashproject, fundo e ativos fixos são exemplos. Adicione a esta variedade a mudança constante de padrões, requisitos de conformidade e plataformas de tecnologia e o processo de seleção de software de contabilidade empresarial fica complicado. Este guia de compradores destina-se a tornar o processo muito mais suportável. Heres o que bem cobrir: o que é o software do sistema de contabilidade O software de contabilidade empresarial acompanha as transações financeiras dentro de uma organização. Um pacote básico inclui os seguintes módulos: esses sistemas ocasionalmente vêm com funcionalidades especializadas para tipos específicos de empresas ou empresas. Um exemplo é a contabilização de fundos para organizações sem fins lucrativos e entidades governamentais. Por ser um processo comercial crítico, é muitas vezes um componente central de um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) das organizações. Categorias de aplicativos Os sistemas principais ajudam com as funções básicas necessárias para equilibrar livros de negócios, incluindo a funcionalidade do razão geral. A capacidade de rastrear contas a pagar (A / P) e contas a receber (A / R). Ativos fixos e reconciliação bancária. Todo negócio exige essas funções principais para gerenciar suas finanças. Esse tipo de sistema ajuda os negócios direcionados a projetos a maximizar a rentabilidade e a eficiência do trabalho ao acompanhar os custos detalhados do projeto. As empresas podem examinar os custos de trabalho anteriores e estimar os custos futuros para escolher os empregos que alcançarão lucros adequados. Ele rastreia por fatores de projeto como mão-de-obra, despesas gerais, materiais e equipamentos para melhorar a tomada de decisões. Essas soluções auxiliam entidades sem fins lucrativos e governamentais no rastreamento de seu desenvolvimento e gastos de fundos. As organizações sem fins lucrativos podem acompanhar suas despesas de doações ou subsídios para garantir que atendam aos requisitos do provedor de fundos. Esses sistemas também permitem que as entidades governamentais se certificem de que cumprem os regulamentos exclusivos do Conselho de Normas de Contabilidade Governamental (GASB). Esse tipo de solução ajuda as empresas a manter os níveis de inventário corretos para maximizar o lucro, evitar gastos excessivos e minimizar os custos associados à depreciação do estoque. O sistema certo mantém atualizadas as informações de inventário rastreando os níveis de produtos, bem como pedidos, vendas e entregas. Os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP) estipulam maneiras específicas de contabilizar o inventário para garantir um relatório adequado do valor do inventário que se depreciou ou sofreu outras mudanças. O software com capacidades de gerenciamento de inventário garante que isso seja feito corretamente. Esses sistemas automatizam a coleta de pagamentos de clientes para permitir uma coleta atempada e consistente com um mínimo erro humano. Existem muitos tipos diferentes de sistemas de cobrança e faturamento projetados para suportar a ampla gama de indústrias, modelos de negócios, métodos de pagamento e escalas operacionais. Os usuários podem aproveitar as soluções de orçamentação e previsão para projetar perspectivas financeiras da empresa a partir de dados históricos e estimar as condições futuras. Esses sistemas são tipicamente usados em empresas que devem consolidar várias previsões e orçamentos departamentais, e são mais úteis onde múltiplas variáveis geram a previsão final. Este tipo de sistema rastreia ativos fixos fornecendo um banco de dados central de informações importantes de ativos, incluindo localização, check-in e check-out, data de vencimento para retorno, agendamento de manutenção, histórico de auditoria, custo e depreciação. Os cronogramas de depreciação são um elemento central dessa especialidade. Os sistemas de folha de pagamento ajudam as empresas a rastrear e processar as folhas de pagamento dos empregados. Eles também compõem e imprimem cheques de pagamento, rejeitam e pagam impostos públicos e geram regularmente os relatórios legais e fiscais necessários. Lembretes automatizados para pagar as taxas exigidas ajudam as empresas a evitar penalidades legais. Qual tipo de comprador é você Antes de avaliar suas opções, você deve determinar qual o tipo de comprador que você é. Mais de 90% dos compradores se enquadram em uma dessas três categorias: compradores crescentes de pequenas empresas. Essas empresas estão à beira da atualização de sistemas básicos, como o QuickBooks, para sistemas de contabilidade de pequenas empresas mais robustas que irão suportar funções sofisticadas (como previsão de demanda, contas intercompanhias, maior armazenamento de dados e outros). As empresas em crescimento atualizam seus sistemas por uma variedade de razões. As funcionalidades específicas do setor tornar-se-ão importantes quando uma pequena empresa atinge um determinado limite de tamanho. Compradores de empresas. Esses compradores representam empresas e organizações que precisam da funcionalidade de um conjunto completo de planejamento de recursos empresariais (ERP). Normalmente, esses sistemas incluirão funcionalidades para consolidação de várias empresas, operações internacionais e moeda estrangeira e outras preocupações relevantes para grandes entidades. A integração perfeita geralmente é mais importante do que características específicas no entanto, há uma diferenciação considerável em ambas as áreas, e os compradores devem examinar ambos. SAP e Oracle, dois dos maiores fornecedores, possuem alguns dos sistemas mais ricos em recursos do mercado. Best-of-breed compradores. Esses compradores estão focados em funções específicas. Por exemplo, as organizações sem fins lucrativos precisam procurar especificamente softwares contábeis para negócios que possam realizar a contabilidade de fundos. Este método controla os fundos de forma que os diferentes fornecedores de subvenção podem ver o relatório certo sobre como cada valor do fundo foi usado. Enquanto isso, na educação, universidades e colégios muitas vezes precisam de software específico para educação superior, por exemplo, para rastrear o desembolso de ajuda financeira. As empresas de construção ou as empresas de engenharia, por outro lado, geralmente precisam de um sistema que pode dividir os custos por cada projeto, localização e outras características. Para os melhores compradores como estes, a funcionalidade é muitas vezes mais importante do que a integração. Benefícios amp. Questões Potenciais Os principais benefícios dos sistemas de gestão financeira são claros: melhor visibilidade dos custos e despesas, o que leva a uma tomada de decisões mais responsável financeiramente. Além disso, os sistemas podem gerar relatórios de várias maneiras para resumir esta informação de forma limpa para o público certo. Por exemplo, organizações sem fins lucrativos podem gerar relatórios específicos para um determinado provedor de concessão, detalhando exatamente onde cada centavo do financiamento acabou. Isso permite que uma organização seja responsável perante investidores, doadores e credores, mantendo confiança e evitando danos financeiros. Esses sistemas também permitem que as empresas garantam o cumprimento das normas de relatório e dos requisitos federais. Há uma série de questões que devem ser evitadas ao selecionar uma solução. Os compradores em certas indústrias verticais devem garantir que os módulos apropriados estejam incluídos no sistema que compram. Por exemplo, empresas de engenharia e empresas de construção devem escolher um sistema com um módulo de contabilidade de projetos. Outra questão é a taxa de crescimento de uma empresa, o comprador deve considerar a rapidez com que a empresa está crescendo no momento da compra. Desta forma, a empresa não crescerá fora de um sistema imediatamente depois de investir tempo e recursos consideráveis nos processos de seleção e implementação. Tendências de mercado que você deve entender Ao avaliar pacotes de software de contabilidade, considere essas tendências de mercado atuais: Software-as-a-Service (SaaS). A SaaS está aumentando a velocidade à medida que os compradores percebem as vantagens de menores custos iniciais e um tempo de implementação mais rápido. O NetSuite é um exemplo proeminente de um sistema SaaS: na verdade, ele está disponível apenas como uma oferta SaaS. Aplicativos móveis. As aplicações móveis estão ganhando popularidade em todo o quadro e a contabilidade não é uma exceção. Verifique se cada fornecedor está inovando nesta frente. Maior especialização por setor. Cada vez mais, os consumidores exigem mais recursos específicos do setor e os fornecedores estão ouvindo. Produtos que já eram uma vez ldquohorizontalrdquomdashsuch, como Sage MAS 90/200, QuickBooks e Microsoft Dynamicsmdashare adicionando cada vez mais novos recursos verticais para atender às indústrias específicas de buyersrsquo. Certifique-se de vigiar os recursos que se encaixam em sua indústria particular ao investigar ferramentas e soluções. Inteligência de negócios. O interesse em inteligência de negócios está em ascensão. A inteligência de negócios leva a enorme quantidade de dados coletados e organiza-os em relatórios projetados para suportar a melhoria de negócios. Muitos fornecedores agora estão integrando inteligência de negócios em seus sistemas de contabilidade e gerenciamento financeiro ERP. Eventos recentes que você deve saber sobre o Intuitrsquos Quickbooks Online ultrapassa a oferta de desktop. No final do ano financeiro de 2014, o CEO da Intuitrsquos anunciou que, pela primeira vez, a oferta de Quickbooks baseada em nuvem atraiu mais novos clientes que a sua versão desktop tradicional. Essa tendência continuou em 2015, com os resultados do ano fiscal de Intuitrsquos, mostrando um aumento de 57% nos assinantes do Quickbooks Online. Freshbooks lança um leitor de pagamento móvel. Em dezembro de 2015, o Freshbooks anunciou o próximo lançamento de um novo leitor de cartão que se conectará a uma tomada de áudio para iPhone merchantrsquos (design semelhante ao leitor de cartões de crédito da Squarersquos). O leitor de cartões Freshbookrsquos pode aceitar todos os principais cartões de crédito, bem como os novos cartões de chip. Xero integra-se com o Bigcommerce. Em novembro de 2015, a Xero anunciou uma nova parceria com a plataforma de comércio eletrônico baseada em Austin, TX, o Bigcommerce. A integração é projetada para agilizar a transferência de dados entre os dois sistemas, automatizando a entrada de dados manualmente tediosa. Agora, as pequenas empresas podem conectar sua plataforma de contabilidade à sua loja online, sincronizando dados financeiros em pedidos, impostos e muito mais, obtendo uma visão atualizada das suas finanças. Categorias de software similaresO Guia do Proprietário de Negócios para Sistemas de Informações Contábeis Atualizado em 14 de julho de 2016 Os sistemas de informações contábeis coletam e processam dados de transações e comunicam as informações financeiras às partes interessadas. Existem muitos tipos de sistemas de informação contábil e, como resultado, eles variam muito. Uma série de fatores influenciam esses sistemas, como o tipo de negócio, o tamanho do negócio, o volume de dados, o tipo de gerenciamento de dados e outros fatores. Sistemas de processamento eletrônico de dados (EDP) A maioria das empresas, com exceção do menor, usa sistemas computadorizados, também denominados sistemas de processamento eletrônico de dados (EDP). Esses sistemas atendem cada etapa do processo contábil de registrar a transação financeira para preparar as demonstrações financeiras. As empresas estão constantemente aprimorando sua tecnologia de sistemas para se manterem competitivas e para se manterem em conformidade com a Lei Sarbanes-Oxley de 2002. Mesmo as empresas mais pequenas podem escolher usar sistemas como Quickbooks. Noções básicas de transações comerciais e processos de negócios Para entender como esses sistemas de informações contábeis funcionam, você deve entender os termos contábeis básicos 34 transações comerciais34 e 34 processos empresariais.34 Mais importante ainda, você precisa entender como as transações e processos comerciais se reúnem para gerar recursos financeiros relatórios. No que diz respeito aos sistemas de informação contábil, as transações comerciais podem ser divididas em vários tipos de processos de negócios: 1. Processos, sistemas e controles de receita e retorno. As transações comerciais que se enquadram nesses processos de negócios são grandes volumes de vendas diárias, retornos e caixa Transações de entrada. 2. Processos, sistemas e controles de despesas e devolução As transações comerciais que se enquadram nesses processos de negócios são grandes volumes de despesas, retornos e transações de saída de caixa. A transação de folha de pagamento e de compra de ativos fixos também está nesta categoria. 3. Processos de conversão, sistemas e controles A transação comercial nesta categoria são matérias-primas e transações de trabalho em andamento. 4. Processos, sistemas e controles administrativos As transações comerciais que são administrativas são investimentos, empréstimos e transações de capital. Todas essas transações comerciais resultam em contas T configuradas nos processos, sistemas e controles do Razão geral. Do livro geral, desenvolvem-se demonstrações financeiras internas e externas. Os relatórios financeiros internos podem ser um cronograma de envelhecimento para contas a receber ou um relatório de status de estoque de vendas. Os relatórios financeiros externos seriam a declaração de resultados. balanço patrimonial. E demonstração dos fluxos de caixa. Tipos de sistemas de informação contábil Existem vários tipos ou categorias de sistemas de informações contábeis. O que uma empresa comercial usa depende do tipo de negócio. O tamanho do negócio, as necessidades do negócio e a sofisticação do negócio: os sistemas manuais de informação contábil são usados principalmente por pequenas empresas e negócios domésticos. Se um sistema for inteiramente manual, exigiria o seguinte: documentos de origem. Contabilidade geral, revista geral. E revistas especializadas ou diários subsidiários que você possa precisar. Os sistemas legados são muitas vezes em empresas comerciais existentes e foram usados antes que a tecnologia da informação fosse tão sofisticada quanto hoje. Mesmo que os sistemas legados parecem ser antiquados, eles têm algumas vantagens definitivas para a empresa. Eles contêm valiosos dados históricos sobre a empresa. O pessoal da empresa costuma saber como usar o sistema e compreendê-lo. Um sistema legado geralmente foi personalizado para as necessidades específicas de uma empresa individual. Você não encontrou este tipo de personalização em pacotes genéricos de software de contabilidade. Infelizmente, o sistema legado também possui desvantagens significativas. Muitas vezes, eles não têm documentação. Normalmente, é difícil encontrar peças de reposição, pois hardware e software podem tornar-se obsoletos. Mesmo a linguagem de computador usada pelos sistemas legados geralmente é uma linguagem mais antiga. A maioria dos sistemas legados foi construído a partir do zero. Substituição de Legacy Systems Você pode substituir completamente seu sistema antigo por um novo sistema atualizado. Essa é uma solução bastante onerosa. Você também pode atualizar seu sistema antigo. Você pode usar um procedimento chamado raspagem de tela. Que é uma técnica que leva os dados exibidos na tela do computador e o traduz para que uma aplicação mais recente possa lê-lo. Você também pode configurar um sistema de integração de aplicativos empresariais. Esse tipo de sistema reúne as diferentes aplicações em seu sistema legado, como inventário, folha de pagamento e outros. Se você é um SMB, a menos que você seja a variedade mais pequena e baseada em recursos, você quer que seu sistema de informações contábeis seja atualizado para mantê-lo competitivo em sua indústria. Há muitas opções para escolher.
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